Prioriser la conception d'un bâtiment comme les startups

Concevoir un bâtiment demande beaucoup de temps. Voyons comment prioriser efficacement les tâches comme les startups grâce aux approches Agile.

Prioriser la conception d'un bâtiment comme les startups
Photo by Wsky Ago / Unsplash

La dernière fois, nous avions vu comment l'itération est au cœur de la gestion de projet Agile. Avancer par petites marches et présenter l'avancement à toutes les parties prenantes à chaque fois.

Pour obtenir des retours qui permettent d'orienter à son tour le développement.
Au contraire de la méthode traditionnelle dite en cascade, où les choix doivent être faits dès le départ par le maître d'ouvrage puis "passés" au groupement de maîtrise d'œuvre, et ensuite "passés" à l'entreprise.

Donc en agile, il faut faire des choix, pour aller à l'essentiel, à ce qui apporte le plus de valeur au projet et aux utilisateurs finaux. On cherche à réaliser en premier les tâches, qui permettent de "délivrer" le plus tôt la valeur aux utilisateurs et donc d'orienter les choix futurs.

Bien définir les priorités est essentiel.

Mais alors comment choisir sur quoi travailler ?

Avant une itération, appelée aussi "sprint" dans le Scrum, il est important d'être sûr d'"embarquer" les bonnes tâches. Mais comment les choisir ? Sur quels critères ?

En effet, vous êtes souvent tenté de ne pas choisir. Il y a un rendu, un rendez-vous client qui s'approche, le temps presse, il faut un "maximum" de documents pour illustrer le propos et convaincre.  Oui, mais le problème est que la capacité de production de l'équipe est limitée. Et oui même en travaillant jour et nuit, chacun a ses limites !

De plus ce n'est pas sain de se mettre une pression trop importante, car la fatigue va s'accumuler et finalement se répercuter sur une autre affaire, qui sera jugée moins importante et qui n'aura pas toute notre attention. Les équipes agiles au contraire privilégient de trouver le bon rythme pour produire de manière répétée et prévisible, un travail de qualité.

Donc en résumé, il vaut mieux produire 5 tâches bien réalisées, que 10 bâclées, pourvu que ces 5 soient les plus prioritaires, c’est-à-dire apportant le plus de valeur pour ton client et ses utilisateurs.

En pratique comment prioriser les tâches  ?

Il n'y a pas recette magique, et cela dépend vraiment du projet et de ses contraintes. Mais on peut tout de même lister certains points, qui peuvent t'aider à faire pencher la balance d'un côté ou de l'autre.

👉  Quelle est la valeur pour le client ?

Si je prends un exemple, je suppose que votre client est un maître d'ouvrage et qu'il a besoin de vérifier la rentabilité du projet et sa faisabilité. Si vous priorisez le plan de parking et la définition de la trame structurelle pour le prochain rendu, cela peut avoir plus de valeur pour lui que la bonne catégorisation des objets dans votre logiciel de BIM préféré.  Même si le deuxième point est utile, car le fait de concevoir de manière désordonnée aura surement des conséquences à moyen terme, il n'a pas de valeur client direct.

👉  Est-ce que mon travail débloque celui d'autres personnes ?


Si par exemple le fait de définir la volumétrie d'un espace permet à l'ingénieur de commencer plus tôt son travail, cela peut être intéressant de prioriser cette action. En effet, en Scrum ou dans la méthode Kanban on cherche à diminuer les points de frictions. Chaque intervenant est lié aux autres et parfois il n'est pas souhaitable, que l'un aille trop vite si le travail va stagner à l'étape suivante.

Pour cela on doit être attentif à ce qu'une tâche ne reste pas trop longtemps dans une même colonne du board (un même état d'avancement). Si c'est le cas, cela veut dire que cette tâche a été commencée trop tôt, et donc a été commencée, mais pas finie, et en l'état ne peut pas vraiment apporter de valeur. Il se peut même qu'elle soit finalement abandonné, et dans ce cas le "gâchis" de ressource sera total. On verra la semaine prochaine comme découper les tâches de manière à ce qu'elles puissent être clôturée à l'intérieur d'une itération.


👉   Récolter des retours des parties-prenants

Vous êtes certainement conscient que certains rendus, produisent plus de réactions que d'autres ! Par exemple si vous montrez une 3D avec une vue immersive dans l'espace de votre projet. Cela générera plus de réactions, qu’une coupe sur un local technique liée à la ventilation. Ces réactions sont utiles, car elles montrent l'intérêt de votre public, de vos utilisateurs par rapport à votre projet.

Avoir le plus vite possible une notion de ce à quoi le projet ressemblera de la manière la plus concrète, est donc une manière de générer des réactions utiles sans attendre que le projet soit construit ! En conséquence, prioriser ce type de tâches peut être judicieux et vous faire gagner in fine beaucoup de temps.

Un équilibre entre impact et difficulté

En pratique toutes les tâches ne sont pas aussi simples à finir. Certaines peuvent même êtres longues ou s'étaler sur toute la durée du projet. En Scrum par exemple, on se prête au jeu de donner une estimation de difficulté à chaque tâche. Cela se fait avec un système de points, qui ne correspond pas à des heures estimées, mais plutôt à une difficulté relative. De même toutes les tâches n'ont pas le même impact pour notre client. Certaines peuvent être relativement faciles à faire et avoir un fort impact.

Par exemple faire un croquis rapide des différentes hypothèses de votre projet et débloquer ainsi un choix pour l'entreprise. Ou bien fixer la trame de poteaux, pour permettre à l'équipe de partir sur de bonnes bases sans devoir recaler leurs plans plus tard. C'est ce qu'on appelle les "quick-wins" les tâches rapides et peu couteuses, mais à impact fort.

Matrice de priorité ou Matrice d'Eisenhower

Mais toutes les combinaisons sont possibles :

👉 Tâches difficiles à faible impact ⛰ À éviter absolument !

👉 Tâches simples à fort impact 🍎 À faire dès que possible.

👉 Tâches difficiles à fort impact 🚀 À faire, mais à découper.

👉 Tâches simples à faible impact  🐢  On peut sans doute s'en passer !


Cette manière de choisir les priorités se base sur les matrices dites d’Eisenhower ou la matrice Impact / Difficulté. Ces matrices sont couramment utilisées dans de nombreux domaines, pour décider des actions les plus utiles. Cela vous aide notamment à ne pas confondre, l'urgence (ce qui doit être résolu rapidement) avec la priorité (ce qui est le plus important).

📅   En pratique prépare une itération en réfléchissant aux priorités

Voilà, j'espère que tu as compris que prendre le temps de définir les priorités est très important pour atteindre tes objectifs ! Maintenant un peu de pratique. Vous aviez précédemment réévalué votre planning de rendu avec le concept d'itération agile.

✅ Maintenant choisissez l'une de ses itérations

✅ Listez tous les sujets sur lesquels vous aviez prévus de travailler

✅ Prenez le temps de discuter en s'aidant d'une matrice d'Eisenhower

✅ Faites une nouvelle version de votre planning avec cette priorisation

J'espère que cette présentation t'a donné des pistes pour prioriser les tâches plus efficacement.

Je t'invite à regarder la vidéo que j'ai faite pour expliquer ces méthodes.

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